Нажмите «Нравится»,
чтобы читать itWorked в Facebook

Спасибо, я уже с вами!

Инструмент «фотография рабочего дня» как метод проверки эффективности сотрудников

Выявление слабых мест и способы их усиления

Янышена Екатерина

финансист, руководитель проекта FinProject

Катя Янышена – финансист c опытом работы на различных должностях от кассира и бухгалтера до финдира. Редактор ItWorked.com.ua Анна Печерная встретилась с Катей, чтобы поговорить о том, какие задачи ей помогал решать в работе такой инструмент, как фотография рабочего дня (далее ФРД). 

В частности, это идеальный вариант узнать, почему сотрудник не справляется со своими задачами и принять решение – нанять еще одного сотрудника или оптимизировать работу. 

Как и кто может проверить загруженность

Допустим, приходит к начальнику сотрудник с просьбой о повышении зарплаты, потому что он очень загружен. Но повышение ведь не добавит ни сил, ни времени в сутках. Оно придаст мотивации на небольшой период времени, но это не долгосрочное решение (как наем помощника или оптимизация рабочего времени). 

«Довольно часто у руководителей, особенно если речь идет о малом бизнесе с линейной структурой, просто нет физической возможности понять, действительно ли сотрудники так загружены, как говорят, или прибегают к манипуляции» 

Чтобы разобраться с загруженностью сотрудника, нужно самостоятельно, а лучше привлечь для этого независимого эксперта, разложить рабочий день персонала на составляющие. Это должен быть специалист определенного профиля либо опытный в данной сфере эйчар. 

«Для анализа рабочего дня сотрудника привлеките независимого профильного специалиста. Он не заангажирован и выскажет свое мнение, поскольку дорожит своей репутацией и не вовлечен в подковерные игры. И, как правило, к такому специалисту потом обращаются за комплексными проектами. Проблема с занятостью ‑ зачастую только верхушка айсберга» 

Особенности фотографии дня для разных сфер деятельности

Если рядом есть проверяющий или начальник, сотрудник работает не так, как когда никого рядом нет. Так что ФРД отлично применяется в тех областях, где люди контактируют непосредственно с потребителями. Сотрудники ведут себя непринужденно, не зная, что пришел проверяющий. 

Когда речь идет, например, о финансах и бухгалтерии, тут достаточно пару дней посидеть возле человека, считает Катя. Первые 2-3 часа он пытается как-то помнить о том, что рядом сидит чужой человек. А потом привыкает, начинает звонить няньке, мужу и т.д. 

Для творческих профессий ФРД не применяется, тайминг тут неэффективен. Но иногда и тут нужен, чтобы оценить трудозатраты и правильно сформировать стоимость предлагаемых услуг. Полученными цифрами можно оперировать в переговорах с клиентом о цене, а также понимать, хватит ли человекоресурсов выполнить проект или нужно привлекать дополнительных людей.

Анализ ФРД

Приглашенный специалист фиксирует все действия и их продолжительность. Затем распределяет по группам:

- коммуникации,

- выполнение профильной работы

- выполнение поручений и так далее.

Вычитая непрофильное, получает время, когда человек фактически работал. 

Когда у человека коммуникация занимает большинство времени, прослеживается желание помочь, сделать что-то для кого-то, то вполне возможно человеку не хватает общения, и он не на своем месте. 

«Фотография рабочего дня делается не для того, чтобы снять с сотрудников клеймо, что они что-то делают не так, а для того, чтобы найти причину того, что идет не так как должно бы» 

Если ФРД проводилась для отдела, то можно проследить, где дублируются функции, на каких этапах есть лишняя бумажная работа. 

Самое интересное, что ФРД может показать, что причина не в одном человеке, а в неправильно организованных процессах в компании. 

Пример: Катя сделала ФРД в компании, в которой работала финдиром. Сотрудники были недовольны финансовой службой, которая якобы тормозила процессы. ФРД показала, что процессы тормозятся до входа в финансовый департамент. Не бухгалтер несвоевременно выписывает документы, а менеджеры вовремя не подают документы или информацию, и не по своей вине, а потому что производственный департамент не укладывался в график и т. д. Проблема была не в финансовой службе, не в менеджерах и даже не в производстве, а гораздо глубже, и изменения надо было начинать с высшего звена менеджмента.

Проанализировав ФРД, консультант предлагает действия по улучшению ситуации. Чтобы понять эффективность введенных изменений после первой ФРД, нужно сделать ее несколько раз, чтобы увидеть динамику, успешно ли введены предложенные изменения. 

«Приглашать специалиста и делать ФРД имеет смысл только тогда, когда руководство готово к изменениям. Если не готово, то выявление причины не изменит самой ситуации. Если проблема копилась годами, то за один день она не решится. Проблему можно понять и за полчаса, но для того, чтобы предложить решение, надо провести работу» 

Причины чрезмерной загрузки, которые выявляет ФРД

  1. Непрофильное использование рабочего времени.

Пример. Собственник одной небольшой компании пригласил Катю проанализировать ситуацию, в которой бухгалтер сетовала о том, что «ничего не успевает». ФРД выявила, что она неэффективно выполняет ряд операций. Катя предложила варианты для более быстрого решения задач. Но в ответ прозвучало: «Оставьте меня в покое. Я так привыкла». Дальше больше. После вычитания непродуктивных действий оказалось, что из 8 часов человек работает всего 2 часа. Собственник же был готов и автоматизировать процессы, и помощника взять, но все это было отвергнуто, имела место манипуляция со стороны сотрудника. 

  1. Неправильно организованный рабочий день по вине самого сотрудника либо работодателя.

«Я как специалист с определенным опытом понимаю, сколько занимает времени та или иная операция или действие. И если человек делает что-то в Excel и при этом пользуется калькулятором, то мне понятно, о какой непроизводительности идет речь. Проблема тут не только в неэффективном использовании рабочего времени, но и в нехватке знаний, либо в нежелании ими пользоваться» 

  1. Выполнение дополнительных функций.

Катя отметила, что сейчас стали популярными такие гибридные должности, как секретарь-водитель, финдир-кассир или офис-менеджер с функциями личного помощника. 

«Если человек большую часть времени занимается непрофильной работой, то он как специалист деградирует. Тут важен приоритет для человека – потеря квалификации или кратковременный дополнительный заработок. Согласится на это можно только если дополнительная работа не отразится на основной работе и если есть внутренние резервы» 

  1. Реальный перегруз.

Пример. Были случаи в практике у Кати, когда бухгалтер действительно была чрезмерно загружена: «Бухгалтерия была в идеальном состоянии, чего я за 16 лет не видела. Главбух справлялась с еще двумя помощниками с таким объемом работы, что нужны были еще 2-3 человека». 

Читайте также: КАК ПОДБИРАТЬ НА ПРАВИЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ ПРАВИЛЬНЫХ ЛЮДЕЙ

  1. Личные причины неэффективной работы

Итак, ФРД выявила, что человек неэффективно использует время. Нужно найти корень проблемы. И зачастую это: 

-нежелание работать

-нехватка компетенции

-работа не на своем месте

Читайте также: ПОИСК СЕБЯ ЧЕРЕЗ 12 ПРОФЕССИЙ ЗА 12 МЕСЯЦЕВ

-аморфное отношение к жизни

-невосприятие руководителя

 

С этим должен разбираться HR.

К примеру, человек ожидал повышения, а вместо него поставили другого. Есть сотрудники, которым важен вертикальный карьерный рост, а есть которым горизонтальный, когда они растут в плоскости своей профессии. Скорее всего проблема в неудовлетворенности и эйчар должен разобраться, как ее устранить, иногда достаточно изменить название должности. Если выяснится, что сотруднику не хватает компетенции, то профильный руководитель должен принять решение, учить его или попрощаться. Удерживать неэффективные кадры нет смысла. 

Читайте также: ШЕСТЬ С ПОЛОВИНОЙ ОШИБОК ЭЙЧАРОВ

«Подобные проблемы зачастую возникают в небольших компаниях, в которых нет HR. Потому что обычно эйчар с руководителем быстро такое разруливают. Вариант сам себе HR – это не очень хорошо. Аматорство тут неприемлемо. Если у нас что-то болит, глупо идти к уборщице в больнице» 

ФРД – это инструмент, который сам по себе ничего не решает. Но дает понять, в чем кроется причина проблемы. Улучшение наступит только если и руководство, и сотрудники готовы к изменениям.

Читайте также: Рекомендации Кати Янышеной по составлению семейного бюджета

24 / 10 / 2016

фотография рабочего днякатя янышенаподбор кадровкарьера

Комментарии к статье

Сайт

News Letter

Введите Ваш e-mail адрес, чтобы подписаться на наши новости!